我到杜克大学已经三个月了，除了在2011年9月5日学院举办过一次全院的开学典礼，就再也没有全院性的集体聚会了。这次开学典礼是在一家酒店举行的，学院的院长讲了不过5分钟的祝词，大家就在酒宴中交流。这次会议后，学院各项工作的运行，就全仰仗学院的“秘书”了。我们把这秘书叫“总管家”或者“大秘书”。学院最忙的、管事最多的就是学院的秘书了。

　　我所在的单位是杜克大学亚太研究中心，该中心下辖人类学系、社会学系、历史系、艺术系、政治系等，有两百多老师，两千多学生（包括本科生、硕士生、博士生、博士后和访问学者等），就只有一个秘书。这位秘书就是我们经常见面的玛丽亚。她精神很好，一见到她总是蹦蹦跳跳的，有使不完的劲，也有说不完的话。这里没有学生干事，没有办公室人员，更没有书记、副书记之类的人员，只有一个院长。其实这个院长也不管什么事，只是一些大型的学术活动，或者需要引进人才之类的大事，他才出面而已。其余的大小事都是学院的秘书在管着。其实，院长在学院里并不重要，有的学院的院长还是轮流坐庄。有的学院也设有副院长，这副院长就更是一个闲职了，是那些教学效果不好科研也不突出，但又在学院混久了的人员来担当了，有时也给“大秘书”分担一点任务。

　　由于学院的体制已经定型，教学规范已经形成，如果缺什么课程的老师，早在上一个学期就在全世界招聘了，到时总会有人来弥补这一空缺，不愁没有博士或者教授来任教。2012年上学期的课，在2011年10月份就已经把下学期的课程表安排出来了，通过网络告示各位老师去准备课程资料。大秘书把截止日期已定，就算完成了下学期的教学安排任务了。

　　在杜克大学，不需要教学质量评估，更没有教学督导去听课之类的事。学生就是最好的评估师，也是最好的督导。没有学生选课，就没有你上课的分了，你就可以休息了，也就没有了待遇，更没有了面子。但一般来说，在美国大学里滥竽充数的人还是不多。因为他们是把学术当成自己的爱好，早就具备这样的素质和情趣。

　　在美国高校也不需要像国内那样去组织搞科研。每一个教授几乎都有一个自己的教学与科研团队，以教授带头，有一帮助教、博士研究生、博士后人员、乃至访问学者组成一个“学术生命体”。在首席教授的带领下，从事其学术研究活动。这一个团队还经常会吸引其他高校与科研机构的专家学者来进行学术对话，也就是经常由这位教授主持一些小型的学术研讨会。这类的研讨会一般都在中午或者晚上进行，一是不耽误前来听会人员的上课时间，二是可以一边开会，一边吃饭，也就不需要特别的接待了，就这样与所有参会人员共进午餐或共进晚餐，增加更多的交流机会。这也不像国内一位专家来了也就只做一场学术报告，但参加陪吃陪玩的人就一大群，浪费时间更浪费精力。

　　当然，这样的活动，都是起早通知的。一旦有了学术的信息，教授就会把确定的日期给学院的大秘书，大秘书就回去安排时间与场地，同事也把这样的信息发给每一位老师和学生，当然也包括访问学者。在一个学院里，这样的信息很多，几乎每天都有学术活动，有时一天还有几场学术报告。不同的学科都会有这样的活动，学院的大秘书就需要协调安排了。

　　在杜克大学可以进行学术报告的地方到处都是，其实每一间教室都是学术报告厅，图书馆的自习室也是报告厅。这样的信息有时会提前一个月发到你的邮箱里，当然，经常情况下是一周前就发到你邮箱里了。我为了记住或者筛选适合自己的学术报告，总是用一个小本子把自己选定学术会议的时间地点抄录下来，以免忘记参加这样的学术会议。

　　学院里的大秘书，不仅管学院的教学与科研活动，还需要管学生、职工的健康安全问题。一旦学校发生了什么情况，比如校园有偷盗现象，校外有持枪抢劫现象，或者校外有别的社会活动，这位学院大秘书都会把这类通告发给每一位老师和同学，以引起师生的重视，从而避免一些不必要的麻烦和不可错过的机遇。

　　除此之外，学院这位大秘书还需要把重要的文件（不宜在网络公开的）分发到老师的信箱柜里，如学院老师、博士后、访问学者的基本情况，包括住址、电话、邮箱等，还有学院的一些内部资料。学院大秘书还对前来读书的博士、进站的博士后以及访问学者，带领他们去各个部门办理相关手续，解释学校各个部门的政策。记得我还没有到美国时，她在我邮箱里就告诉我，9月1日9时她将带我去相关部门办理手续。她忙上忙下，一个上午就办完了各类手续。只有办理这些手续之后，你去图书馆、运动场，还是去校园内的食堂、市场、交通车等，就都很方便了。她还会给你学校的地图，告知你的主要活动地点与规则。

　　大学只管学生学习方面的事情，其他都由学校的各种社团去管理。学生可以根据自己的爱好与特长参加一个或几个社团组织，一旦有了社团组织，又可以发挥自己的特长了。

　　杜克大学对学生的学习要求很严，凡是选修了老师的课，上课时老师要清点人数，缺课是会影响学业成绩的。教学中的每一单元都有作业。学生的作业是不能重复老师说过的内容，要么有新的观点，要么有新的材料，要么有新的方法。这样一来，学生在课后，就必须要去学校的图书馆查阅相关资料。学生在作业的引导下自觉地走向了图书馆。

　　学生的作业，都是教授的一群助手去改，而且是分开进行的，每一个助手改几份。这样，改起作业来也十分认真，有的作业到处被圈了，有的还需要重做，要得高分并不容易。这些成绩是将来读高一层学位的依据之一。所以，学生也会认真对待。杜克大学的学生不是无所事事，而是在竭力创新。这样的学习氛围，也就不需要专门的学生干事来管学生了。于是，在学院里，即使是很大的学院，也不会设置学生干事这一职位。让学生管理学生，或者以学业去管理学生，这就是美国大学的学生管理了。

　　期末，这些成绩还要报到学院秘书那里，学院秘书对各门课的成绩进行登记，还要举行期末总结。真的，杜克大学最忙的人就算学院的“大秘书”了，这位秘书才是学院真正的管家。管家管理学院的事物，不是通过电话，而是通过邮件，哪怕就在隔壁或者在楼上楼下，都不会电话通知，而必须是写邮件，通过邮件来告知大家。这也是“口说无凭”、“文字才是依据”。有了这样的依据，你不到位，那是你自己的事情，与这位大秘书无关。在一个重视“依据”“法律”“契约”的社会里，文字就是一种权利，文字就是一种信仰，文字也是一种力量，人们都遵从文字里的规则。

　　所以，我在美国每天都会受到大量的邮件，如果你外出几天没有处理信件的话，估计就有几百封邮信在等待你去处理。我每天早晨、中午和晚上都需要处理邮件。因为有些邮件是上午发的，中午就需要去办理的事，有的是中午发出的，到下午或者晚上就必须进行的工作。处理邮件，就成为一天必做的事。这也是学院大秘书给予每个人的任务。