——吉首大学教研科规范档案管理的实践和体会

高等教育体制改革的进一步深入迫使各高校在重新整合的高校布局中寻找自己的定位。在这种形势下教研科围绕“立足湘西，面向四省（市）边区，辐射全国，沟通国际”的定位和目标，对教研档案进行了规范化管理充分利用和开发教研档案资源，从而促进了我校教研改革与创新的发展。
　　一、教研档案管理规范化的内容和要求
　　教研档案是人们在教学研究活动中形成的，并经过一定整理的，具有归档保存价值的文字、图表、数据、声像等各种形式和载体的历史记录。教研档案管理工作的主要任务是认真贯彻执行国家和主管部门制定的有关方针、政策、条例、办法正确地组织教研材料的归档科学地做好保护与管理工作充分发挥教研档案为教学服务、为教研服务的作用。教研档案的任务决定了教研档案管理的规范化应当包括以下几方面的内容
　　１．必须做到教研文件的形成、归档的规范化。即：要求承担项目单位或个人要按照教研工作程序建立健全教研文件材料的形成、积累、整理和归档制度确保每一项教研活动归档文件材料的完整、准确、系统。其归档范围主要包括教研准备阶段中教研课题审批文件、申报书、开题报告、调研报告和方案论证等文件研究实验阶段中的各种载体的重要原始记录、实验报告、计算材料、专利申请的有关文件材料总结鉴定验收阶段中的工作总结、教研报告、论文、专著、参加人员名单、技术鉴定材料、教研投资情况成果和奖励申报阶段中的成果和奖励申报资料及审批材料等。这些教研文件材料的归档也需要按照相应的具体要求实行由教研课题项目负责人主持立卷归档的责任制。如在我校２００１年度校级教学改革研究项目完成或告一段落后教研室将所形成的材料加以系统整理并将专家评审团的意见附后，把优秀的校级教学改革研究项目呈报到省教育厅，而不合格的研究项目则定性为“暂缓结题”，通过上下立体竞争、互动的方式推动教学的改革与创新。然后填写保管期限注明密级由课题负责人审查后及时归档从而形成本课题的全部或阶段教研档案。归档的案卷要求做到保持科技文件材料系统联系、内容真实、书写材料优良、字迹工整、图样清晰有利于长期保存。
　　２．教研档案的管理和对教研工作指导检查的规范化。即教研科要严格按照原则对接收的教研档案进行分类、编目同时结合办公室管理工作的现代化进程逐步实现教研档案的现代化、科学化管理要求教研档案要有专用库房或柜架保管要求教研人员对接收的教研档案按有关规定划分保管期限和密级定期组织专家和有关人员对教研档案进行鉴定要求对教研材料进行必要的加工整理、鉴定编制必要的检索工具和参考资料建立健全教研档案保密、利用、统计、更改等各项管理制度档案部门和科技管理部门要对教研档案工作进行定期检查及时掌握教研工作及教研档案管理工作的落实情况、教研档案与科技管理工作“四同步”情况、材料归档情况、制度执行情况、档案统一管理情况、教研档案开发利用情况等。
　　３．教研档案信息资源的开发与利用的规范化。要求大力开发教研档案信息资源面向本单位、面向社会为当地的经济建设和学校发展服务。如教研科在每一个年度档案整理中，分省部文件、学校文件、教务处发文和对外交流等文档资料，以便及时准确的查找；加强横向联系开展教研档案信息交流加强教研档案的加工工作例如编制必要的检索工具、工作周历、编撰档案参考资料如简介、文摘、汇编、手册、图集、史料等积极为利用者提供信息服务。

　　二、实现教研档案管理规范化的意义
　　１．教研档案管理的规范化有利于学校教研工作的开展推进知识创新。
　　高校教研档案是反映教研活动的系统的历史资料也是检验教研工作质量、评价教研成果、考核教研人员、衡量科技管理水平、进行科学技术交流以及使科学技术转化为社会生产力的重要条件和依据。无论是自然科学、社会科学还是思维科学的研究无论是基础、应用还是发展和推广性的研究它们都具有共同的特性即继承性、连续性、探索性、创造性和整体性。这些特性决定了所有的科学研究都离不开前人研究的基础。而教研档案既可以为现时的研究提供服务又能为未来的研究提供借鉴。服务和借鉴必须建立在完整的、规范的教研档案管理的前提之下。高校教研工作大致可以分为两类一类是纵向或横向立项项目接受科技管理另一类是没有立项完全是个人或某一个教研小组自发组织开展研究。对于第一类教研科可以通过教务处所组织的教改立项和结题中获得较为完整的教研档案。我校于２００２年９月至１１月组织了“吉首大学第五届教学成果奖”的评审工作，这次评审工作的评审阶段采取了四个步骤，即：第一阶段由教务处奖励办公室对所有评审材料进行严格的资格审查。第二阶段是所有经形式审查合格的申报成果，一律由学校聘请的各学科评审团进行初审。第三阶段由奖励办公室将各评审专家的评审情况登记进行汇总，根据“五位专家总积分”，排出各评审情况从高分到低分的一览表，并提出初步意见。第四阶段由评奖委员会对申报评奖成果进行终审。为了保证评审工作的公平、公正，尽可能地避免评奖工作中的人为因素，本届评奖工作进行了改革，采取了一系列的措施。在评审团（每一评审团成员为单数，由五位专家组成）的专家选择上，一方面，对已申报成果奖的教师采取回避的方式，原则上不进入评审团；另一方面，在评审方式上，采取通讯评审与会议评审结合的方式，即：采取会议的方式将各学科评审团专家集中，然后由各个专家分头审阅申报成果。在此基础上，由各位专家在每位申报者所填写的《吉首大学教学成果奖励评审书》后所附的“评审专家意见”的相应栏目填写自己的评审意见，然后交评奖办公室，各评审团不再进行集中讨论。这样，使得评审专家既有充足的时间对申报成果进行评阅，又可以避免集中讨论时的人情因素，使评审工作在公平的基础上进行，保证了评奖结果的相对客观性。
　　对于第二类则往往很难获得其完整的教研档案。可事实上在高等学校里以第二类方式从事教研工作的人并不在少数。这就造成了教研人员分散化和与教研档案管理集中化的矛盾从而就给教研档案管理工作带来了较大的困难。而教研档案管理的规范化为建立良好的教研运行机制提供了重要的条件。因此教研档案管理的规范化是推动学校教研工作可持续发展的重要基础。尤其是综合性大学只有实现教研档案管理的规范化才能真正实现资源共享、人才共用、加速学科之间的交叉融合以及为学科建设创造出新的教研生长点为社会生产出新知识。
　　２．教研档案管理的规范化有利于教研成果的转化促进知识物化。
　　开发利用档案信息资源是档案管理工作的一项重要的业务环节它既是档案工作的出发点又是档案工作的归宿。一所学校的全部的教研档案是这所学校的科学技术储备。教研科要在不违背法规制度的前提下大力开发、传播科技信息资源促进教研成果开发利用。教研档案管理规范化要求教研人员成为科技开发的中介。教育改革和科教兴国的战略要求高等学校不仅要传授知识而且要生产知识、物化知识要把课堂变为学、研、产的联合体。如我校享有盛名的猕猴桃天然果汁就是生产知识、物化知识的典范。教研档案实现了规范化管理则有利于把教研活动中创造出来的新知识推广、应用转化成新的产品。即把科学技术转化为生产力让精神财富转化为物质财富。
　　３．教研档案管理的规范化有利于提高教研人员的素质增强创新能力。
　　教研档案管理的规范化要求对教研项目进行全过程管理。这对于通过立项的形式接受档案管理的教研人员来讲比较好办可是对于那些自发组织从事教研工作的人员来讲则没有任何合同可以约束。而且这些人中的大多数在认识上有误区就造成了教研档案管理的规范化要求与某些人员在教研档案形成与归档活动中的自由化倾向的矛盾。为解决这个矛盾高校各级管理部门要在教务处统一组织、协调下加强教研工作的领导加强档案管理的技术指导与组织管理按照规范使管理方法科学化、管理工作计划化、管理手段现代化从而使广大教研人员在规范指引下不断地提高自身的综合素质和创新能力。

　　三、实现教研档案管理规范化的途径
　　１．强化教研人员的档案意识是实现教研档案管理规范化的前提。
　　《中华人民共和国档案法》第十条规定“对国家规定的应当立卷归档的材料必须按照规定定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交集中管理任何个人不得据为己有。”依据《档案法》高等学校里的教研人员或教师都要把教研材料归档看作是自己的义务。教研科要加强档案宣传工作通过会议、专题讨论、宣传栏、培训班等多种形式宣传档案法规、档案知识、档案信息增强教研人员的档案意识明确在教研档案方面自己的法定权利与义务从而调动其积极性使其从思想上重视教研档案工作并在日常的管理中自觉积累教研档案资料推动学校教研工作向规范化方向发展。
　　２．提高档案管理人员的业务素质是实现教研档案管理规范化的重要基础。
　　努力提高档案管理人员的思想素质与业务素质建立起明确的岗位责任制。要耐心细致地、热情周到地为教研人员服务。首先要保证随时、快速、准确地为教研人员查询教研档案服务。档案人员不仅成为优秀的档案保管人员还应当是教研工作者查询教研档案信息的指导者。其次要提高档案工作人员的责任感和保密意识。要绝对保证档案的安全不能丢失不能损坏。
　　３．教研工作的制度化是教研档案管理规范化的关键。
　　实现教研档案的规范化管理加强宣传工作和技术指导是必要的。然而实行制度管理却是解决问题的关键。
　　１建立专业归口、办公室立卷制度是十分必要的。教研档案的专业性、技术性决定了它必须也只能是采取办公室立卷的制度。只有办公室才最清楚地知道自己已进行过的、正在进行的和将要进行的教研活动知道其中哪些是重点及其价值的大小哪些是成功的经验哪些是失败的教训哪些是经过了曲折以及项目组的成员、协作关系、经费渠道、演变过程等。因此要求各部门分管档案的领导会同教研部门的领导及相关同志在日常工作中实行“三纳入”即将教研档案工作纳入教研管理制度纳入教研工作计划纳入教研人员的工作职责范围。同时做到“四同步”即下达教研任务与提出教研文件材料的归档同步检查计划进度与检查教研文件材料形成同步验收、鉴定教研成果与验收、鉴定教研档案同步上报登记和评审奖励教研成果与检查科技档案归档情况同步。否则档案按业务部门归口管理就成为一句空话。
　　２实行教研科建档负责制。教研科的建档工作是一项基础工作基础工作抓不好其它工作就无从谈起。首先课题组长要有一个严谨的治学态度学术带头人不仅在教研上要带出一个过得硬的好班子还要在作风上培养教研人员注意积累资料、学会按照科学规律办事。其次课题组要指定专人兼管教研材料的积累工作。再次要把教研档案的建立贯穿于教研工作的始终。在完成每一阶段的工作时研究人员应将各种记录、阶段总结、个人分析意见等整理成书面材料上交其课题负责人审阅。不合格者退回重整合格者经主管领导签字交档案员存档。
　　３建立联合监督检查制度。笔者根据教研档案管理工作的实际认为有两项制度应当坚决执行一是教研人员要与教务处达成共识凡教研项目结题、鉴定、报奖均需由教研室出具立卷归档文件材料完整准确的证明否则不能结题不予鉴定二是教研科要与人事处达成共识凡是教研人员或教师要晋职晋级的所需教研成果材料统一由教研室提供三是把教研档案管理做为评选先进教研单位的重要指标。只有这样才能从制度上保证教研档案管理的规范化。
　　４．教研档案管理现代化是教研档案管理规范化的重要手段。
　　教研档案规范化管理必须依据现代管理理念所以档案管理工作人员应当主动以现代管理学方面的知识武装自己不断优化自身的知识结构和能力结构提高综合素质以适应信息化社会对档案管理人员的要求。同时学习应用现代办公技术彻底摆脱长期沿袭的手工管理的方法尽快依托计算机和网络技术实现教研档案管理的电子化、网络化将现代办公技术与教研档案管理相结合从而实现教研档案管理的规范化。